Feedback หรือ คำติชม คือของขวัญที่ดีสำหรับทุกคนในการพัฒนาตนเองในหลายๆด้าน
แต่สำหรับในด้านของการทำงานอาจจะเปรียบได้ว่าคำติชม เปรียบเสมือนตัวชี้วัดในการทำงานเลยก็ว่าได้
ฉะนั้น หัวหน้าที่ดีควรมีกระบวนการในการใช้ Feedback ให้เป็นเครื่องมือในการ พัฒนาปรับปรุงผลการปฏิบัติงานของลูกน้อง อันเป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการสอนงาน (Coaching Process) และการเรียนรู้งาน (Learning Process)ให้เป็นไปตามมาตรฐาน เป้าหมาย หรือความคาดหวังที่ได้ตกลงกันไว้
“แมนพาวเวอร์กรุ๊ป ประเทศไทย” ขอแนะเคล็ดลับในการสร้างศักยภาพให้กับลูกน้องด้วยวิธีการให้คำติชม (Feedback) ที่ถูกวิธี และได้ผลมากที่สุด ดังนี้
1.ผู้บังคับบัญชาต้องมีทักษะในการให้ Feedback ทักษะจะเกิดขึ้นได้ ย่อมเกิดจากการศึกษา หมั่นพัฒนาตนเอง ฝึกฝนบ่อยๆ โดยเฉพาะการจดจำวิธีการ ขั้นตอน หรือกระบวนการจากผู้บังคับบัญชาของเราเอง ส่วนใหญ่แล้วการให้ Feedback มี 2 ด้านคือ
– Positive Feedback คือการแสดงความชื่นชมลูกน้อง ทั้งต่อหน้าคนอื่น หรือส่วนตัว สิ่งนี้จะเกิดแรงกระตุ้นได้เป็นอย่างดี
– Negative Feedback คือหัวหน้างานต้องกล้าที่จะตำหนิ หรือ แจ้งลูกน้องให้ทราบถึงข้อผิดพลาดของตนเอง
โดยสิ่งนี้ต้องระมัดระวังเป็นพิเศษ หรือเทคนิคที่ดี ควรมี Positive Feedback นำก่อน แล้วค่อยตามด้วย Negative Feedback
2. ผู้บังคับบัญชาต้องเข้าใจวัตถุประสงค์ของการให้ Feedback อย่างชัดเจน ต้องเข้าใจบทบาทและหน้าที่การงานของลูกน้อง มีการตั้งเป้าหมาย ที่ชัดเจน และวัดได้
และให้ Feedback เป็นข้อๆ ตามที่หน้าที่การงาน ตามเป้าหมายที่ได้ตกลงกัน
3.ผู้บังคับบัญชาต้องไม่เกรงใจลูกน้อง กล้าที่จะให้ Feedback ทันทีเมื่อเกิดสถานการณ์ที่ลูกน้องต้องได้รับ เช่นกล่าวคำชมทันที เมื่อพนักงานทำงานดี
แต่ถ้าเจอลูกน้องทำงานผิดพลาด ก็ควรให้ Negative Feedback ได้เช่นกัน และต้องกล้ากระทำทันที ต้องให้ถูกต้องเหมาะสมกับสถานที่ และเวลาด้วยเช่นกัน
4.ผู้บังคับบัญชาต้องใช้คำพูดที่เหมาะสมและเชิงสร้างสรรค์ในการให้ Feedback ลูกน้อง หลักการก็คือ ชื่นชมก่อน แล้วใช้คำว่า “แต่” ทีหลัง
5.ผู้บังคับบัญชาต้องไม่ให้ Feedback ในหลายๆ เรื่อง เวลาเดียวกันทำให้ลูกน้องรู้สึกแย่ ควรให้ feedback เป็นประเด็นที่ชัดเจน เข้าใจง่ายไม่ซับซ้อน
ที่สำคัญต้องเปิดโอกาสให้ผู้ฟังมีโอกาสชี้แจงและอธิบายบ้าง เพื่อให้เข้าใจตรงกันทั้ง 2 ฝ่าย
และ 6. ผู้บังคับบัญชาต้องเตรียมเอกสารข้อมูลที่จะ Feedback หลังจากที่จบการให้ผลตอบสนองกลับด้านความคิดเห็นเสร็จแล้วควรให้ลูกน้องได้มีโอกาสทบทวนเอกสารที่เตรียมไว้ ถ้ามีการแก้ไข ลูกน้องจะได้เห็นชัดเจน
การให้ผลตอบสนองกลับด้านความคิดเห็นหรือการให้ Feedback จะมีประสิทธิภาพหรือประสิทธิผลนั้นจะต้องได้รับความเข้าใจ และยินยอมจากทางหัวหน้างานและลูกน้อง ภายใต้เงื่อนไขของเวลาและสถานที่อันเหมาะสม
การให้ Feedback ที่ถูกวิธีจะเป็นเครื่องมือช่วยสร้างและบริหารทีม เข้าถึง ตรงเป้า เห็นการเปลี่ยนแปลง ซึ่งนับเป็นอีกหนึ่งวิธีที่มีต้นทุนต่ำมาก แต่ได้ผลลัพธ์ที่ตามมามากด้วยเช่นกันเพียงแต่ต้องอาศัยเวลา
โดยหัวหน้างานจะต้องให้ Feedback เหมือนกับการให้ดอกไม้ที่ทำให้ผู้รับมีความสุข โดยปราศจากอคติใดๆ เข้าใจว่าการให้ดอกไม้ช่อนี้นั้น เป็นเหมือนกระจกที่ช่วยสะท้อนให้ลูกน้องเข้าใจ บทบาท หน้าที่ของตนให้มากขึ้น และพร้อมที่จะพัฒนาและเติบโตไปกับองค์กร
